Сопроводительное письмо к документам - это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.
В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.
Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.
Ниже следует обращение к получателю.
Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:
- Направляем Вам…
- Высылаем Вам…
- Представляем Вам…
Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.
Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать . В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:
- Просим подтвердить получение…
- Просим передать…
- Просим информировать…
- Просим возвратить…
- Просим руководствоваться… и т.п.
Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).
Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.
Образец сопроводительного письма к документам
Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину
27.07.2013 № 23
Уважаемый Евгений Станиславович!
Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.
Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).
| Директор | Дыков | С.М. Дыков |
Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.
Для совершения покупок в интернете на англоязычных торговых площадках: аукционе eBay, гипермаркете Amazon , китайской Aliexpress , да и сотнях других, совершенные знания английского языка вовсе не обязательны. Описания товаров вполне можно перевести автоматическим переводчиком типа translate.ru или же просто, с помощью любой поисковой системы найти аналогичный товар в русскоязычном сегменте интернета с уже переведенным описанием. Переписка же с продавцами на eBay и персоналом интернет - магазинов обычно сводится к стандартным фразам.
Мы попытались составить небольшой «разговорник» с набором наиболее часто используемых фраз и выражений, которые вы можете использовать для типичных ситуаций. Фразы составлены максимально просто, чтобы вы при необходимости всегда могли «сконструировать» нужное письмо.
- Вежливость не помешает в любых ситуациях. Старайтесь всегда начинать свое сообщение приветствием, а заканчивать прощанием и подписью.
- В письме всегда должна быть конкретика, помните, что у людей к которым вы обращаетесь, как правило, вы не единственный клиент. Поэтому всегда указывайте идентификатор товара(ов), которых касается письмо: это может быть номер лота на eBay, внутренний номер товара в интернет - магазине, в крайнем случае просто вставьте стандартный URL - ссылку на товар. В письме после слова товар - item, вы всегда можете вставить номер или ссылку в скобках.
- Если ваши познания в английском оставляют желать лучшего - не стоит строить сложные конструкции. В этом случае краткость - ваш конек. Используйте простые фразы.
- Неуважение, хамство, грубость, угрозы никогда не приносят пользы. Старайтесь никогда не «сжигать последний мост» оскорблениями, даже в самой сложной и казалось бы безвыходной ситуации. Это не в ваших интересах - ведь все может измениться. На eBay грубость и оскорбления наказуемы, а за угрозы аккаунт пользователя может быть заблокирован.
- Постарайтесь чтобы письмо было аргументированным. Не делайте голословных утверждений, заявлений, не выдвигайте необоснованных требований. Все написанное подкрепляйте фактами.
Шаблоны писем и стандартные фразы на других языках
Стандартные фразы
| Русский | Английский |
| Уважаемый продавец | Dear Seller |
| Уважаемый / уважаемая | Dear Sir / madame |
| Я выиграл лот(ы) | I have won item(s) |
| Я купил товар(ы) | I have bought an item(s) |
| С наилучшими пожеланиями | Best Regards |
| Всего хорошего | Kind Regards |
| Мне очень жаль. | I"m really sorry. |
| Отлично. | Great. |
| Я уже неоднократно совершал покупки на eBay и имею хорошие отзывы в своем профайле, как вы можете убедиться. | I have already purchased items on eBay and I have good feedbacks in my profile, as you can see. |
| Я пытался связаться с вами, однако ответа не получил. | I tried to contact with you, but I haven’t got any reply. |
Вопросы о приобретаемом товаре
| Русский | Английский |
| Прошу вас прислать мне несколько дополнительных фотографий данного товара. Желательно в хорошем разрешении. | I kindly ask you to send me a few additional photos of this item. It is desirable to send photos in high resolution. |
| Вы могли бы предоставить мне более полную информацию относительно данного товара? | Could you please give me more information about this item? |
| Где был приобретен данный товар? | Where was this item bought? |
| Когда был приобретен данный товар? | When was this item purchased? |
| В каком состоянии находится данный товар? | What is the state of this item? |
| Почему вы решили продать этот товар? | Why have you decided to sell this item? |
| В какой стране был произведен этот товар? | In what country was this item produced? |
| Есть ли у вас документ подтверждающий дату и место приобретения данного товара (кассовый чек/счет)? | Do you have a document that confirms the date and the place of this item purchase (cashier’s receipt / bill)? |
| Есть ли у вас гарантийный талон на данный товар? Можете прислать мне его копию? | Do you have a warranty service coupon for this item? Could you please send me the copy of it? |
| Идет ли в комплекте диск с программным обеспечением? | Do you provide the disk with software? |
| Какое основное программное обеспечение установлено на данный момент? | What basic software is now installed? |
| Серийный номер устройства? | What is the serial number of the device? |
| Идет ли в комплекте чехол? | Do you provide the case? |
| Поставляется ли в комплекте комплект креплений? | Do you provide the complete set of fastenings? |
| Поставляется ли в комплекте зарядное устройство? | Do you provide a charger? |
| Пришлите мне пожалуйста фотографии информационной этикетки данного товара, где будет видна страна-производитель / состав ткани / размер / спецификация блока питания / серийный номер. | Please, send me the photos of information label of this item, from which I could find out the country-producer / structure of the fabric / size / the power unit specification /serial number. |
| Была ли данная вещь в стирке или химчистке? | Was this item laundered or dry-cleaned? |
| Не отдавали ли вы это изделие в ателье / мастерскую для ремонта / подгонки по фигуре (росту)? | Have you taken this item to the atelier / to the workshop for repair / alteration to the body (height)? |
| Это изделие из кожи или из кожзаменителя? | Is this item made of leather or of leatherette ? |
| Это изделие целиком кожаное или присутствуют вставки из кожзаменителя / ткани? | Is this item entirely made of leather or there are insets of leatherette / fabric? |
| Это изделие имеет видимые / скрытые дефекты? | Does this item have visible / hidden defects? |
| Вы можете измерить длину стельки? | Could you please measure the length of the insole? |
| Как долго это изделие было в использовании (использовалось)? | How long was this item in use (used)? |
| На сколько вы бы оценили состояние этого изделия по десятибалльной шкале (0 - ужасно, 10 - безупречно)? | How would you evaluate condition of this item in ten-point system (0 - terribly, 10 - irreproachably)? |
| Этот товар абсолютно новый с ярлыками / этикетками / наклейками в упаковке производителя? | Is this item absolutely new with tags / labels / stickers in manufacturer’s box? |
| Блок питания данного устройства рассчитан на 110 или 220 вольт? Или же он универсальный 110–220? | Is the power unit of this devi с e rated at 110 or 220 volts? Or is it universal 110-220V? |
| Данное устройство укомплектовано сетевой вилкой европейского или US стандарта? | Is this devise supplied with a plug of European or US standard? |
| Как долго использовалось данное устройство? | How long was this device used? |
Оплата товара
| Русский | Английский |
| Я выиграл следующие лот(ы) (номера лотов #), я прошу выслать мне общий счет для оплаты. Доставка посредством USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail). | I have purchased the following item(s): #. I kindly ask you send me general invoice. Delivery via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail). |
| Я приобрел у вас следующие товар(ы) (номера лотов #), я прошу объединить их в одну посылку и выслать мне общий счет для оплаты. | I have purchased the following item(s): #. I kindly ask you to unite them into one parcel and send me general invoice. |
| Я приобрел у вас товар (номер лота #), я пока не оплачивал его, т. к. планирую также приобрести (номер лота #). Вы можете отсрочить оплату и если я выиграю этот лот (номер лота #) объединить все товары в одну посылку и выслать мне общий счет на оплату? | I have purchased an item # , and I have not paid for it yet, because I’m going to purchase another item #. Could you please put off the payment, and if I win the item # , unite all the items into one parcel and send to me total invoice? |
| К сожалению у меня возникли небольшие затруднения с оплатой, могу ли я попросить об отсрочке платежа на.... дней? | Unfortunately, I have some problems with payment, can I ask for a delay for ... days? |
| К сожалению у меня не получается отправить платеж, пришлите мне пожалуйста идентификатор вашего Paypal, чтобы я отправил средства непосредственно со своего аккаунта. | Unfortunately, I cannot send the payment. Please, send me the identifier of your Paypal in order that I could send money directly from my account. |
| Я могу оплатить товар каким-нибудь другим способом кроме Paypal? | Is it possible to pay in a different way than Paypal? |
| Могу я заплатить посредством (международного банковского перевода, Paypal)? | Can I pay via (international bank transfer, Paypal)? |
| Пришлите мне пожалуйста банковские реквизиты. | Could you send me please bank account information? |
| НДС должен быть возвращен на мой Paypal (карточный) счет. | The VAT value needs to be refunded to my Paypal (credit card) account. |
| Я не могу оплатить покупку через Пайпал, т. к. эта онлайновая платежная система не работает с жителями моей страны. | I can’t pay for the purchase via Paypal, because this online payment system does not work with citizens of my country. |
Доставка. Страховка. Таможня
| Русский | Английский |
| Доставка. | Delivery. |
| Страховка. | Insurance. |
| Таможня. | Сustoms. |
| Я заинтересован в покупке Вашего товара(ов), однако вижу, что вы не отправляете заказы в страну, где я проживаю (Россия, Украина). Вы можете сделать для меня исключение и отправить мне товар(ы) посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл)? | I’m interested in purchasing your item(s), but I see that you don’t send them to the countries I live in (Russia, Ukraine). Can you make an exception for me and send me the item(s) via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail)? |
| Я просил бы вас отправить посылку посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл). | I would like you to send the parcel via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail). |
Я заинтересован в покупке вашего товара(ов), однако предлагаемый способ доставки меня не устраивает, т. к. он:
|
I’m interested in purchasing of your item(s), but the way of delivery you suggest isn’t convenient for me because:
|
| Вы можете отправить мне этот товар(ы) в Российскую Федерацию (Украину, Казахстан, Беларусь) посредством EMS (Приорити, Ройал Мейл)? | Could you please send this item(s) to Russia (Ukraine, Kazakhstan, Belarus) via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail)? |
| Я прошу вас качественно упаковать купленный мной товар(ы). Готов оплатить это дополнительно. | Please, pack up the purchased item(s) good. I’m ready to pay for it additionally. |
| Я приобрел у вас товар(ы) .... Скажите пожалуйста вы уже отправили посылку? | I have purchased next item(s) from you .... Please let me know if you have already sent the parcel. |
| Сообщите мне пожалуйста полную стоимость включая доставку в Россию (Украину, Казахстан, Беларусь) посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл) и страховку. | Please, let me know the total cost including delivery to Russia (Ukraine, Kazakhstan, Belarus) via USPS EMS (USPS Priority Mail, Royal Mail) and insurance. |
| Можете назвать дату когда вы отправили посылку? | Could you please tell me the date when the parcel was sent? |
| Пришлите мне пожалуйста номер для отслеживания хода доставки. | Please, send me the tracking number. |
| Я к сожалению до сих пор не получил отправленный мне товар(ы). | Unfortunately, I haven’t got sent item(s) yet. |
| Я хочу инициировать розыск посылки, но для этого мне нужны скан-копии чека об отправке и таможенной декларации CP22/23. | I would like to initiate a parcel search, but I need the scan-copies of the cheque of shipment and customs declaration CP22/23. |
| Прошу вас указать в таможенной декларации следующую стоимость посылки: ... $ | I kindly ask you to specify in the customs declaration the following value of a parcel: ... $ |
| Прошу вас отправить мне этот товар, как «бывший в употреблении» сняв с него все наклейки, ярлыки, ценники. |
Please, take all the stickers, labels, and price tags off and send me the item as "used". |
| Возможно ли дополнительно застраховать посылку? На сумму... . | Is it possible to insure the parcel additionally? To the amount of ... . |
| Я до сих пор не получил отправленную посылку. Вы можете инициировать ее розыск и получение страхового возмещения? | I still haven’t got the sent parcel. Could you please initiate the search and insurance compensation? |
| Это поможет избежать уплат лишних таможенных платежей. | This will help to avoid duties. |
Посредники
| Русский | Английский |
| Вы можете отправить этот товар(ы) моему другу в США, который затем отправит ее мне? Возможно ли это? | Could you please send this item(s) to my friend in USA who will send it to me then? Is it possible? |
Мой друг (моя партнерская компания) в США:
|
My friend (my partner company) in USA:
|
| Мой друг (моя партнерская компания) оплатит товар(ы) (посредством Paypal). | My friend (my partner company) will pay for the item(s) (via Paypal). |
| Я сам оплачу товар посредством Paypal. | I will pay for the item(s) myself via Paypal. |
Отмена сделки
Товар не получен / не соответствует описанию. Диспуты. Возвраты
| Русский | Английский |
| Вы обещали мне полный (частичный) возврат средств за купленный товар(ы), однако до сих пор не сделали этого. Я могу спросить почему? Когда вы сделаете возврат? | You have promised me full (partial) refund of money for item(s) purchased from you, but you have not done it yet. Can I ask you why? When do you do the refund? |
| Я вынужден оставить вам отрицательный отзыв, т. к. товар(ы) мной до сих пор не получен (полученный товар не соответствует описанию). | I have to give you a negative feedback because I haven’t received the item(s) yet (the delivered item doesn’t not correspond with description). |
| Вы можете гарантировать компенсацию стоимости возврата если полученный мной товар будет не соответствовать описанию? | Do you guarantee the compensation of the return cost in case the item doesn’t correspond with description? |
| Я приобрел этот товар, оплатил его через Paypal, но он до сих пор не получен. | I have purchased the item, paid for it via PayPal, but I haven’t received it yet. |
| Пожалуйста верните мне всю уплаченную сумму, как можно скорее. | Please refund me in full asap. |
| Присланный мне товар не соответствует описанию (сломан), но отправлять его вам обратно очень дорого, я могу рассчитывать на частичный (полный) возврат уплаченных средств на свой Paypal аккаунт? | The item delivered to me doesn’t correspond with description (it’s broken), but it’s too expensive to send it back to you. Can I ask for a partial (full) refund of money to my Paypal account? |
| Товар, который я приобрел у вас нуждается в ремонте. Как мне сообщили в сервисном центре, ремонт обойдется в.... Я могу рассчитывать на частичный возврат средств на сумму ремонта? (частичный возврат на мой Paypal аккаунт)? | The item I have purchased from you needs to be repaired. In the service centre I was told that repair will cost .... Can I ask for partial refund of money to the sum of the repair cost (partial refund of money to my Paypal account)? |
| В посылке оказался не тот товар, который я приобрел. | In the parcel there was not the item I had purchased. |
| К сожалению я вынужден перевести диспут в жалобу. | Unfortunately, I have to turn the dispute into claim. |
| Вы принимаете возврат товара из России (Украины)? | Do you accept return shipping from Russia (Ukraine)? |
Обмен отзывами
Стандартные фразы для положительного отзыва
| Русский | Английский |
| Полное, правдивое описание товара. | The full and true description of the item. |
| Хорошая цена. | Good price. |
| Отличная коммуникация. | Great communication. |
| Всем рекомендую. | I recommend everyone. |
| Приятно иметь дело. | It’s a pleasure to deal with. |
| Буду покупать еще. | I will purchase more. |
| Настоящий профессионал. | A real professional. |
| Товар соответствует описанию. | The item corresponds with description. |
| Товар получен в кратчайшие сроки. | The item was delivered very fast. |
| Отличный продавец. | Great seller. |
Стандартные фразы для негативных отзывов
| Русский | Английский |
| Я получил товар, который не соответствует описанию продавца. | I have received an item that doesn’t correspond with the seller’s description. |
| Товар до сих пор не получен. | I still haven’t received the item. |
| Имела место задержка с отправкой купленного товара. | The sending of purchased item was delayed. |
| Плохая коммуникация. | Bad Communication. |
| Продавец на письма не отвечает. | The seller doesn’t reply to the letters. |
| Получен сломанный (разбитый) товар (в плохом состоянии). | I have received broken (smashed) item (in a bad condition). |
| Продавец не отвечает на телефонные звонки. | The seller doesn’t answer the phone. |
| Товар не оригинальный. Получена подделка. | The item is not original. I have received the fake. |
| Продавец плохо упаковал товар(ы). | The seller has badly packed the item(s). |
| Указанный в описании размер не соответствует размеру полученного товара. | The size mentioned in the description doesn’t correspond with the size of the item delivered. |
| Торгует подделками (контрафактом). | He is selling counterfeit items. |
| Груб в общении. | He’s rude. |
| Неприкрытое хамство. | Bald-faced rudeness. |
| Продавец оскорбил меня. | The seller outraged me. |
| Мошенник. | Swindler. |
| Не советую иметь с ним дело. | I advice to avoid him. |
| Продает товар не имея его в наличии. | He sells items that he doesn’t have. |
| Товар мне так и не отправил. | He has never sent me the item. |
| Продавец вернул мне деньги (часть денег). | The seller refunded me money (refunded a part of money). |
| Полученный товар в плохом состоянии. Порван (грязен, сломан). | The item delivered in bad condition. It’s torn (dirty, broken). |
| Отказался вернуть деньги. | He denied to refund money. |
| Указал в таможенной декларации иную сумму, нежели было оговорено. | In the customs declaration he specified different sum than was agreed. |
| Отправил товар(ы) иным способом нежели было оговорено (более дешевым). | He sent the item(s) in a different way than was agreed (more inexpensive). |
| Ввел меня в лишние расходы. | He put me to extra expense. |
Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:
«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?
Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».
«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».
«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».
Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.
Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.
Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.
Шаг 3. Обоснование просьбы
Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.
На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:
Заинтересуйте адресата
Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:
«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».
« Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах ».
« Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей ».
Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:
«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».
«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».
Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:
« А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».
Или решить проблему:
«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».
Опишите значимость просьбы
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.
«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».
Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.
Шаг 4. Изложение просьбы
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».
Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:
«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей ».
В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».
О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.
Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.
В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.
Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».
«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».
Но могут быть и другие варианты:
«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».
«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
ПРИМЕР:
|
Было |
Стало |
|
|
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
- |
«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.
| - | ||||
 |
- | Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по . | - | - |
| - |
Копия : всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты программы Outlook, будет отправлена копия сообщения. При этом их имена будут видны всем остальным получателям данного сообщения.
СК : название этого поля - сокращение от словосочетания «скрытая копия». Всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты, будет отправлена копия сообщения, но при этом их имена не будут видны другим получателям сообщения. Если при создании нового сообщения поле СК не отображается, его можно добавить, перейдя на вкладку Параметры и в группе Отображать поля выбрав СК .
При пересылке сообщения поля Кому , Копия и СК будут пустыми; необходимо указать хотя бы одного получателя.
Ответ отправителю или другим получателям
Можно ответить только отправителю сообщения или всем пользователям, указанным в полях Кому и Копия . Также можно добавить новых получателей.
1. На вкладках Главная или Сообщение в группе Ответить нажмите кнопку Ответить или Ответить всем .
Чтобы удалить адресата из полей Кому и Копия , щелкните имя адресата и нажмите клавишу DELETE. Чтобы добавить получателя, щелкните в поле Кому , Копия или СК и введите имя получателя.
2. Напишите ваше сообщение.
3. Нажмите кнопку Отправить .
Примечание:
Кнопка Ответить всем отличается от Ответить тем, что ответ будет отослан не только автору письма, но и всем адресатам, которые указаны в этом письме. Очень удобно, когда ведется большая переписка между сотрудниками.
Приставка RE (от англ. Reply ) – означает, что данное письмо является ответом.
Пересылка сообщения
Пересылаемое сообщение будет включать все вложения, полученные с исходным сообщением.
1. На вкладках Главная или Сообщение в группе Ответить нажмите кнопку Переслать .
2. Введите имена получателей в поля Кому , Копия или СК .
3. Напишите ваше сообщение.
4. Нажмите кнопку Отправить .
Совет:
Чтобы переслать несколько сообщений одним и тем же адресатам, выберите первое сообщение и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите остальные сообщения. На вкладке Главная в группе Ответить нажмите кнопку Переслать . Все сообщения будут пересланы в виде вложений в новое сообщение.
Примечание:
Приставка FW (от англ. Forward ) – означает, что это пересылаемое письмо (возможно содержит вложения).
Большинство почтовых клиентов, включая Gmail , Yahoo , Mail.ru , Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , позволяют отправлять электронное письмо большому числу получателей. Обычно Вы можете сделать это с помощью функции Копия (на английском языке для ее обозначения принята аббревиатура СС ), или Скрытая копия (CCB ). При отправке сообщения в Копии получатели могут видеть адреса других людей, которым также отправлено это письмо. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.
Добавление адреса получателя
Чтобы указать получателя (или получателей) электронного письма, введите его адрес электронной почты в поле Кому (То ):Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.
Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.
Как создать копию электронного письма
Поле CC или Копия используется для обмена электронными сообщениями более опосредованным способом, чем поле Кому . Если Вы в своем электронном письме не обращаетесь напрямую к человеку, но хотели бы, чтобы этот человек следил за обсуждением в цепочке писем или просто был в курсе этой темы, поле Копия будет отличным вариантом. Адресат, который находится в Копии письма, получает непрочитанное письмо на свой почтовый ящике, как и тот, кто был помещен в поле Кому ; разница заключается только в том, кому первому Вы адресуете письмо в теле своей электронной почты. В профессиональном мире рассылка в Копии используется очень широко и служит для того, чтобы коллеги были в курсе разных событий и тем.Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия , которое обычно находится сразу под полем Кому . Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:
Как создать скрытую копию электронного письма
Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия . Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия :Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.
Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры , чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия ; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B .
Изображение: © Web Hosting - Unsplash.com
